如何与每一个内部客户沟通

作为一名企业内部设计师，你有机会接触到许多外部设计机构梦寐以求的事物。你在饮水机旁总能听到许许多多的公司新闻；你每天生活在企业文化之中；你会在走道里撞见公司决策者。但当你需要和公司的内部人员沟通时，你会发现同事们和你说的不是同一种语言：譬如 CMYK 和 HTML 有可能让你那些不从事创意工作的同事们感到困惑不已。公关经理会向你喋喋不休地讲述 AVE (等同广告价值)；你们的首席财务官则紧盯着 SarBox (萨班斯法案)。

EPS 对一个人来说是封装描述文件，对另一个人来说则是每股收益。[Flickr 用户卡玛 (Karma')]

缺乏与客户有效的沟通几乎很难创造出成功的设计作品。根据不同的听众调整你的语言和沟通方式大有裨益。这远比展示你设计的一个网站或者小册子管用。

"很多人并不知道字体排印、字距调整或者配色方法，" 兰德·麦克纳利 (Rand McNally) 公司的设计主管约格·梅兹纳 (Joerg Metzner) 说道。兰德·麦克纳利公司位于伊利诺斯州的斯科奇镇 (Skokie, Illinois)。"你不希望用和设计师沟通的办法说话。"
 
反之，模仿客户沟通的风格和语汇——不论是市场营销、财务还是策略部门——让其他人不用猜测你说的是什么，才能把双方置于项目的共同目标之下。以下是一些你可能会打交道的客户类型，以及一些小诀窍。

首席高管们

对于这个级别，你需要表现出对于财务的考虑，并试图为项目寻找一个商业范例。这个网站或者这项活动能如何增加收益或者减少开支？这个项目能如何帮助公司达到商业目的？
 
为快速传达你的信息而做好准备——用条目和要点来思考，而不要用完整的句子。"很多时候，职位越高，就越难为每件事情集中精力，" 梅兹纳说道。"他们需要关注的太多了。"

制作一个简明的商业范例可以帮助你引起一位首席高管的注意，因为你突出强调了他们最关心的: 公司的盈利。在会晤一位高层领导之前，预先练习一下要说的东西，去掉不必要的信息。同时，准备好快速地切入要点。

最后，阅读诸如《财富》(Fortune)、《福布斯》(Forbes) 和《华尔街日报》(The Wall Street Journal) 这样的商业刊物，熟知公司管理者所共同关心的一些问题，还有他们惯常用来描述这些问题的语言。商业书籍是另外一个有用的信息来源，可以了解高层领导是如何思考的，并知道一些专业术语。把相关术语纳入你的沟通过程中，将会有助于在你和听众之间建立起联系。

市场和公关主管们

大多数的市场和公关人员有过和创意工作者一起工作的经验，但那并不意味着沟通起来能始终保持顺畅。在你开始排版之前，和市场部的同僚会面，确保所有的人都达成一致。提炼出每个人都能努力的具体目标和任务。你希望人们收到宣传册后做什么，想什么？最需要传达的是什么？如何衡量成功与否？

讨论对于设计的选择和建议时，让共同的目标作为指导准则。如果有人想要把字体变大一些，得搞清楚此人的潜在动机。他是想要突出强调，还是只想不遗漏一个要点？搞清楚他想要达到的目的，然后告诉他如何用不同的设计手法达到要求。

其他员工

市场营销的人员通常和创意团队一起工作，而其他部门的员工则可能几乎没有和设计师合作的经验。正因为如此，花费一点时间告诉他们设计流程是很有用的。不要用行业术语，也不要过于专业。例如，销售团队的一位成员可能想对小册子里的蓝色线条做出修改，他并不知道这样可能导致预算超支。

进入他们的世界，了解一些常用的缩写和短语也很有用。例如，让你从事人力资源工作的客户知道你很熟悉 PEP (绩效评估流程) 可以帮助建立起很强的信任感。最后，当你不同最终决策的人打交道时，你要问清楚发号施令的链条，谁将参与批准的流程。如果这个概念必须由高高在上的决策层批准，你可以向你的同事提供相应的信息，让他或她帮助“推销”你的主意。

改善沟通的通用策略

这里有一些适合所有客户的良好沟通技巧:

1. 总是让团队保持融洽。对客户抱着 "我们和他们" 之分的成见，只会让项目变得更困难。
2. 如果你在讨论视觉风格，使用实际样品更胜于语言描述。"简约" 和 "优雅" 对每个人来说并不都是一样的含义。
3. 了解客户，致力于建立联系。询问他们面临的最重要的任务和挑战，记住认真倾听回答。
4. 阅读商业杂志。如果你经常和一个特定的部门合作——例如直销部门——阅读商业杂志，获取行业的最新发展和挑战。

本文原文发表于2009年12月11日。
The English version of this article was published on December 11, 2009.